Ceci est une traduction de courtoisie. En cas de divergence, la version anglaise prévaut et fait seule foi.

Accord de traitement des données

Dernière mise à jour: 23 octobre 2026

RECENSIO LIMITED — société à responsabilité limitée par actions (« private company limited by shares ») de droit irlandais Numéro d'immatriculation au registre des sociétés (CRO) : 820098 Siège social : Unit 2, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, N37 F1W4, Irlande Contact protection des données : support@recensio.ai

Ceci est une traduction de la version originale anglaise du présent Accord de traitement des données, fournie par courtoisie. En cas de conflit ou de divergence entre la version anglaise et une traduction, la version anglaise prévaut.

1. Champ d'application et objet du présent Accord

Le présent Accord de traitement des données (l'« Accord ») fait partie intégrante des Conditions d'utilisation (les « Conditions ») conclues entre RECENSIO LIMITED (« Recensio », « nous ») et l'entreprise qui s'inscrit au service Recensio ou l'utilise (le « Client », « vous »). Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis dans le présent Accord ont le sens qui leur est donné dans les Conditions.

Le présent Accord s'applique aux données personnelles que Recensio traite pour votre compte et selon vos instructions dans le cadre de la fourniture du Service — en particulier le contenu des avis Google des établissements que vous connectez, les noms des personnes qui les ont rédigés, les attributs déduits de chaque avis pour adapter la réponse, ainsi que les réponses rédigées et publiées (ensemble, les « Données du Client »). Les détails de ce traitement figurent à l'Annexe I.

Le présent Accord ne s'applique pas aux données personnelles dont Recensio est elle-même responsable du traitement (vos données de compte, d'abonnement et de facturation, ainsi que les données des visiteurs de notre site web). Ce traitement est décrit dans notre Politique de confidentialité.

Le présent Accord vise à satisfaire aux exigences de l'article 28, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD »). En acceptant les Conditions, vous acceptez le présent Accord. En cas de conflit entre le présent Accord et les Conditions concernant le traitement des Données du Client, le présent Accord prévaut.

2. Définitions

Les termes « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « données personnelles », « violation de données personnelles », « traitement » et « autorité de contrôle » ont le sens qui leur est donné à l'article 4 du RGPD.

« Sous-traitant ultérieur » désigne tout tiers auquel Recensio fait appel pour traiter des Données du Client pour le compte de Recensio.

« Législation sur la protection des données » désigne le RGPD, le Data Protection Act 2018 irlandais et toute autre législation sur la protection des données applicable à l'une des parties.

3. Rôles des parties

3.1 Le Client en tant que responsable du traitement, Recensio en tant que sous-traitant. Pour les Données du Client, vous êtes le responsable du traitement et Recensio est votre sous-traitant. Vous déterminez les finalités et les moyens du traitement — vous décidez quels établissements connecter, quels avis sont gérés, comment les réponses sont traitées et quand les données sont supprimées. Recensio traite les Données du Client uniquement pour vous fournir le Service.

3.2 Clients agences. Si vous utilisez le Service pour gérer les fiches d'établissement Google d'établissements qui ne sont pas les vôtres (par exemple dans le cadre de notre plan Agency), vous pouvez vous-même agir en tant que sous-traitant pour le compte de ces établissements, qui sont alors les responsables du traitement. Dans ce cas, Recensio agit en tant que votre sous-traitant ultérieur, et les obligations que le présent Accord impose à Recensio s'appliquent à ce traitement. Vous garantissez que vous disposez, de la part de chacun de ces établissements, de l'autorisation et des instructions nécessaires pour faire appel à Recensio au titre du présent Accord, que vous avez conclu avec chacun d'eux un accord écrit conforme à l'article 28 du RGPD, et que vous transmettrez à chacun d'eux toute information, fournie par Recensio au titre du présent Accord, dont cet établissement a besoin pour satisfaire à ses propres obligations.

3.3 Vos responsabilités en tant que responsable du traitement. Vous êtes responsable de la licéité du traitement que vous ordonnez, y compris de l'existence d'une base juridique valable pour gérer les avis des établissements que vous connectez et y répondre, de la fourniture aux personnes concernées des informations exigées par les articles 13 et 14 du RGPD (qui, pour les auteurs d'avis, peuvent être fournies au moyen de notre Politique de confidentialité accessible au public, comme décrit à l'Annexe I), ainsi que des réglages d'automatisation que vous choisissez.

4. Traitement sur instructions documentées

4.1 Recensio ne traitera les Données du Client que sur vos instructions documentées, y compris en ce qui concerne les transferts de données personnelles vers un pays tiers, à moins d'y être tenue en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel Recensio est soumise ; dans ce cas, Recensio vous informera de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.

4.2 Vos instructions documentées sont : (a) les Conditions et le présent Accord ; (b) la configuration que vous définissez dans le Service, en particulier les établissements que vous connectez, le profil de votre établissement et vos instructions personnalisées, ainsi que le mode d'automatisation que vous sélectionnez et confirmez expressément ; (c) votre utilisation des fonctions du Service, comme approuver, modifier ou rejeter une réponse, ou supprimer un établissement ou votre compte ; et (d) toute autre instruction écrite que vous donnez et qui est conforme aux Conditions. Recensio peut facturer des frais raisonnables pour exécuter des instructions qui vont au-delà des fonctionnalités du Service.

4.3 Recensio vous informera dans les meilleurs délais si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Législation sur la protection des données. Recensio n'est pas tenue de procéder à un examen juridique de vos instructions.

5. Limitation des finalités — condition impérative du Service

Recensio ne traitera les Données du Client pour aucune finalité qui lui soit propre. En particulier, Recensio s'engage à ne pas :

Recensio peut traiter des informations techniques et agrégées sur le fonctionnement du Service — telles que les volumes, les taux d'erreur et les résultats de ses contrôles automatisés de qualité et de sécurité — qui n'identifient aucune personne concernée, afin d'exploiter, de sécuriser et d'améliorer le Service. Cette restriction reflète également nos obligations au titre de la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de Limited Use.

6. Confidentialité

Recensio veillera à ce que toute personne qu'elle autorise à traiter des Données du Client soit soumise à une obligation de confidentialité contractuelle ou légale et ne traite les Données du Client que sur les instructions de Recensio. L'accès aux Données du Client est limité à ce qui est nécessaire pour fournir et sécuriser le Service et en assurer le support.

7. Sécurité

7.1 Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes physiques, Recensio mettra en œuvre et maintiendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l'article 32 du RGPD. Les mesures actuellement en place sont décrites à l'Annexe II.

7.2 Recensio peut mettre à jour les mesures de l'Annexe II de temps à autre, à condition que ces mises à jour ne réduisent pas de manière substantielle le niveau global de sécurité du Service.

7.3 Vous êtes responsable de la sécurité des identifiants utilisés pour accéder à votre compte, des personnes que vous autorisez à y accéder et des réglages d'automatisation que vous activez.

8. Sous-traitants ultérieurs

8.1 Autorisation générale. Vous accordez à Recensio une autorisation générale de recourir à des Sous-traitants ultérieurs pour traiter les Données du Client. Les Sous-traitants ultérieurs engagés à la date du présent Accord figurent dans notre Liste des sous-traitants ultérieurs à l'adresse https://recensio.ai/sub-processors, qui fait partie intégrante du présent Accord (Annexe III), avec la finalité pour laquelle chacun est engagé, les données que reçoit chaque Sous-traitant ultérieur, son lieu de traitement et la garantie de transfert retenue.

8.2 Information sur les changements et droit d'opposition. Recensio mettra à jour la Liste des sous-traitants ultérieurs avant d'ajouter ou de remplacer un Sous-traitant ultérieur et prendra des mesures raisonnables pour vous en informer, notamment par un avis dans le Service ou par e-mail à l'adresse de votre compte, au moins 30 jours avant que le nouveau Sous-traitant ultérieur ne commence à traiter les Données du Client. Vous pouvez vous opposer au changement, pour des motifs raisonnables et documentés de protection des données, en écrivant à support@recensio.ai dans ce délai. Recensio travaillera de bonne foi avec vous pour répondre à l'opposition. Si aucune solution ne peut être trouvée dans un délai raisonnable, chaque partie peut résilier l'abonnement concerné, et Recensio remboursera les redevances payées d'avance pour la période postérieure à la résiliation. Si vous ne vous opposez pas dans ce délai, le changement est réputé accepté.

8.3 Répercussion des obligations. Recensio imposera à chaque Sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations en matière de protection des données qui ne sont pas, en substance, moins protectrices que celles prévues par le présent Accord, en particulier pour ce qui est de présenter des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Recensio demeure pleinement responsable envers vous de l'exécution des obligations du Sous-traitant ultérieur.

9. Transferts internationaux

9.1 Recensio héberge les Données du Client au repos dans l'Union européenne (Francfort). Certains Sous-traitants ultérieurs sont établis en dehors de l'Espace économique européen, ou peuvent accéder aux Données du Client depuis l'extérieur de celui-ci, en particulier aux États-Unis.

9.2 Recensio ne transférera pas les Données du Client, et ne permettra pas qu'elles soient transférées, vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen, à moins que le transfert ne soit couvert par une garantie appropriée au titre du Chapitre V du RGPD : une décision d'adéquation de la Commission européenne (y compris, pour les organisations américaines certifiées, l'EU-US Data Privacy Framework), les Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision (UE) 2021/914) ou un autre mécanisme valable. La garantie retenue pour chaque Sous-traitant ultérieur est indiquée dans la Liste des sous-traitants ultérieurs.

10. Assistance au Client

10.1 Demandes des personnes concernées. Compte tenu de la nature du traitement, Recensio vous aidera, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à vous acquitter de votre obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées qui exercent les droits prévus au Chapitre III du RGPD. Si Recensio reçoit une telle demande directement d'une personne concernée au sujet des Données du Client, elle n'y répondra pas sur le fond mais, lorsque l'établissement concerné peut être identifié, vous transmettra la demande dans les meilleurs délais et orientera la personne concernée vers vous. Dans le Service, vous pouvez consulter, modifier et supprimer les données des établissements que vous gérez ; lorsqu'une demande requiert une action que le Service ne permet pas, Recensio vous assistera sur demande écrite.

10.2 Sécurité, violations, analyse d'impact et consultation préalable. Compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition, Recensio vous aidera à garantir le respect de vos obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyse d'impact relative à la protection des données, consultation préalable de l'autorité de contrôle), notamment en fournissant les informations de l'Annexe II et de la Liste des sous-traitants ultérieurs.

10.3 Recensio peut facturer des frais raisonnables pour une assistance allant au-delà de ce que propose le Service, sauf lorsque le besoin d'assistance résulte d'un manquement de Recensio au présent Accord.

11. Violation de données personnelles

11.1 Recensio vous notifiera dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 72 heures, après en avoir pris connaissance, toute violation de données personnelles affectant les Données du Client. La notification sera envoyée à l'adresse e-mail de votre compte.

11.2 La notification décrira, dans la mesure où ces éléments sont connus à ce moment-là, la nature de la violation, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés ; les conséquences probables ; les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation et en atténuer les effets ; et un point de contact. Lorsque les informations ne sont pas disponibles à ce moment-là, Recensio les fournira de manière échelonnée sans autre retard indu.

11.3 Recensio coopérera avec vous et prendra des mesures raisonnables pour vous assister dans l'enquête, l'atténuation et la résolution de la violation. La notification d'une violation par Recensio, ou la réponse qu'elle y apporte, ne constitue pas une reconnaissance de faute ou de responsabilité.

12. Suppression et restitution des Données du Client

12.1 Pendant la durée du Service. Vous pouvez à tout moment supprimer, depuis le Service, les données de tout établissement que vous gérez, ou l'ensemble de votre compte. Lorsque vous supprimez un établissement, Recensio révoque auprès de Google l'autorisation Google pour cet établissement et supprime ses avis, ses attributs déduits, ses réponses et ses exemples conservés ; lorsque vous supprimez votre compte, il en va de même pour chaque établissement du compte, ainsi que pour les données de votre compte, comme décrit dans notre Politique de confidentialité.

12.2 À la fin du Service. À la résiliation ou à l'expiration de votre abonnement, et en tout état de cause lors de la suppression de votre compte, Recensio supprimera toutes les Données du Client, sauf si le droit de l'Union ou le droit d'un État membre en exige la conservation. Avant la suppression, vous pouvez demander une copie des Données du Client des établissements que vous gérez dans un format couramment utilisé et lisible par machine ; Recensio la fournira dans les 30 jours suivant la demande.

12.3 Copies résiduelles. Les Données du Client supprimées de la base de données en production peuvent subsister dans des sauvegardes jusqu'à l'expiration de celles-ci. Les sauvegardes sont chiffrées, stockées dans l'UE et conservées pendant 7 jours au plus. Ces copies ne sont accessibles pour aucun traitement autre que la restauration du Service et restent protégées par les mesures de l'Annexe II jusqu'à leur expiration.

13. Audit et information

13.1 Recensio mettra à votre disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l'article 28 du RGPD et au présent Accord. Recensio répondra dans un délai de 30 jours aux demandes écrites raisonnables d'information sur son traitement des Données du Client, et pourra y satisfaire en fournissant le présent Accord, l'Annexe II, la Liste des sous-traitants ultérieurs et les certifications ou rapports d'audit disponibles de ses Sous-traitants ultérieurs.

13.2 Lorsque les informations fournies au titre de la Section 13.1 ne sont pas raisonnablement suffisantes pour vous permettre de vérifier ce respect, vous pouvez, au plus une fois sur toute période de 12 mois consécutifs (ou plus souvent lorsqu'une autorité de contrôle l'exige ou à la suite d'une violation de données personnelles), réaliser un audit du traitement des Données du Client par Recensio, ou le confier à un auditeur indépendant tenu à la confidentialité. Vous donnerez un préavis écrit d'au moins 30 jours, conviendrez à l'avance avec Recensio du périmètre, du calendrier et de la durée, réaliserez l'audit pendant les heures normales de bureau de manière à ne pas perturber de façon déraisonnable l'activité de Recensio, et supporterez vos propres coûts ainsi que les coûts raisonnables de Recensio liés à l'audit. Recensio contribuera à l'audit. Les conclusions de l'audit sont confidentielles, sauf lorsque leur communication à une autorité de contrôle est requise.

14. Responsabilité

La responsabilité de chaque partie au titre du présent Accord est soumise aux exclusions et limitations de responsabilité prévues par les Conditions, sauf dans la mesure où la Législation sur la protection des données ne permet pas une telle exclusion ou limitation. Aucune disposition du présent Accord ne porte atteinte aux droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD.

15. Durée, résiliation et maintien en vigueur

Le présent Accord prend effet lorsque vous acceptez les Conditions et reste en vigueur aussi longtemps que Recensio traite des Données du Client pour votre compte. Les Sections 5, 6, 12, 13 et 14 restent en vigueur après la résiliation aussi longtemps que Recensio conserve des Données du Client.

16. Modifications du présent Accord

Recensio peut mettre à jour le présent Accord lorsqu'un changement de la Législation sur la protection des données, des lignes directrices d'une autorité de contrôle ou du Service l'exige. Recensio modifiera la date de « dernière mise à jour » et, lorsque la modification réduit de manière substantielle vos droits ou les obligations de Recensio, vous en informera au moins 30 jours à l'avance. La poursuite de votre utilisation du Service après la période de préavis vaut acceptation de l'Accord mis à jour ; si vous ne l'acceptez pas, vous pouvez résilier l'abonnement concerné.

17. Droit applicable et juridiction compétente

Le présent Accord est régi par le droit irlandais. Les juridictions irlandaises sont exclusivement compétentes pour tout litige découlant du présent Accord ou s'y rapportant, sans préjudice des droits des personnes concernées et des autorités de contrôle au titre du RGPD.

Annexe I — Détails du traitement

Objet. La fourniture du service Recensio : récupérer les avis Google des établissements que le Client connecte, les analyser, rédiger des réponses dans le ton de l'établissement et, selon les réglages d'automatisation du Client, publier les réponses approuvées sur la fiche d'établissement Google pour le compte du Client ; et informer le Client des réponses qui nécessitent une approbation.

Durée. Aussi longtemps que le Client utilise le Service pour l'établissement concerné, et jusqu'à la suppression des Données du Client conformément à la Section 12.

Nature du traitement. Collecte (lecture depuis l'API de la fiche d'établissement Google avec l'autorisation du Client), conservation, analyse par un modèle d'intelligence artificielle, génération de texte, transmission au Client (tableau de bord, notifications WhatsApp et e-mail), publication sur Google sur instruction du Client, et suppression.

Finalité du traitement. Permettre au Client de gérer les avis de son établissement ou des établissements qu'il gère et d'y répondre. Aucune autre finalité (Section 5).

Catégories de personnes concernées.

Catégories de données personnelles.

Catégories particulières de données. Le Service ne déduit pas de catégories particulières de données. Le texte libre d'un avis, rédigé par son auteur, peut contenir incidemment de telles données lorsque l'auteur choisit de les révéler (par exemple dans les avis sur des établissements du secteur de la santé). Le cas échéant, elles sont traitées uniquement pour rédiger la réponse, ne sont extraites dans aucun champ structuré et sont soumises aux mesures de l'Annexe II. Il appartient au Client d'apprécier si son utilisation du Service pour un tel établissement est licite.

Information des personnes concernées. Les auteurs d'avis ne sont pas clients de Recensio et ne peuvent normalement pas être contactés directement. Les informations exigées par l'article 14 du RGPD sont fournies au moyen de la Politique de confidentialité de Recensio, accessible au public, sur le fondement de l'article 14, paragraphe 5, point b) du RGPD. Le Client reste responsable de ses propres obligations de transparence.

Conservation. Les Données du Client sont conservées pendant la durée du Service pour l'établissement concerné et supprimées conformément à la Section 12.

Annexe II — Mesures techniques et organisationnelles

Les mesures ci-dessous sont celles en place à la date du présent Accord. Elles sont réexaminées au fil du temps et peuvent être mises à jour conformément à la Section 7.2.

Hébergement et localisation des données. L'hébergement et les ressources de calcul de l'application, la base de données, la couche de limitation de fréquence et l'ingestion de la surveillance des erreurs se trouvent dans l'Union européenne (Francfort et Allemagne). Les Données du Client au repos sont stockées uniquement dans la base de données située dans l'UE.

Chiffrement. Toutes les données sont chiffrées en transit au moyen de TLS. L'identifiant d'autorisation Google (refresh token) est chiffré au repos avec AES-256-GCM avant d'être stocké ; la clé de chiffrement est conservée dans une variable d'environnement dédiée, distincte de la base de données, et le chiffrement est versionné afin que les clés puissent être renouvelées sans exposer à nouveau les données. Le stockage de la base de données est chiffré au repos par le fournisseur d'hébergement.

Contrôle d'accès. L'accès aux Données du Client dans la base de données est régi par la sécurité au niveau des lignes (row-level security) : chaque utilisateur ne peut accéder qu'aux données des établissements dont il est propriétaire ou membre autorisé. L'identifiant Google stocké n'est lisible que par le rôle de service de l'application, jamais par les sessions des utilisateurs. L'accès administratif aux systèmes de production est réservé au personnel de Recensio ; il est protégé par une authentification forte et utilisé uniquement pour exploiter le Service et en assurer le support.

Gestion des identifiants et des secrets. Les secrets sont conservés dans des variables d'environnement de la plateforme d'hébergement, jamais dans le code source. Les webhooks des prestataires tiers sont vérifiés par signature. Les tâches planifiées sont authentifiées au moyen d'un secret dédié comparé en temps constant.

Minimisation des données envoyées à des tiers. Seules les données nécessaires à la fonction de chaque Sous-traitant ultérieur lui sont envoyées, comme détaillé dans la Liste des sous-traitants ultérieurs. En particulier : le fournisseur d'intelligence artificielle reçoit le nom de l'auteur de l'avis, le texte de l'avis, le contexte de l'établissement et les exemples approuvés, et le prompt n'est ni journalisé ni conservé par Recensio ; le fournisseur d'e-mail ne reçoit jamais le texte des avis ; le fournisseur de surveillance des erreurs ne reçoit jamais le texte des avis ni les noms de leurs auteurs, et les rapports d'erreur ne sont envoyés que par l'intermédiaire d'un wrapper qui contrôle ce qui y est inclus.

Séparation des finalités et des clients. Les Données du Client sont séparées logiquement par établissement. Les exemples d'apprentissage sont liés au seul établissement dont ils proviennent. Aucune analyse entre clients, aucune mise en commun de données et aucun entraînement de modèle n'ont lieu (Section 5).

Garde-fous de l'automatisation. L'approbation automatique des réponses est désactivée par défaut et ne peut être activée que par une confirmation expresse et enregistrée du Client, révocable à tout moment avec effet immédiat. Un contrôle qualité évalue chaque réponse avant sa publication automatique ; un mécanisme de sécurité détecte les contenus sensibles ou critiques et retient la réponse concernée pour une revue manuelle dans tous les modes ; une réponse n'est jamais publiée automatiquement sans un verdict valable du contrôle qualité portant sur le texte exact à publier.

Prévention des abus et disponibilité. L'inscription et la connexion sont protégées contre les abus automatisés. Les requêtes sont soumises à des limites de fréquence. Le Service est hébergé sur une plateforme dotée d'une infrastructure redondante. Les erreurs de l'application sont surveillées de manière centralisée.

Suppression et déconnexion. La déconnexion d'un établissement ou la suppression d'un compte révoque auprès de Google l'autorisation Google et supprime l'identifiant stocké ; la suppression d'un établissement n'a pas lieu si la révocation échoue, afin qu'aucun identifiant orphelin ne subsiste. La suppression d'un compte efface les enregistrements associés par suppression en cascade.

Sauvegardes. Les sauvegardes sont chiffrées, stockées dans l'UE et conservées pendant 7 jours au plus.

Mesures organisationnelles. Recensio est une petite organisation ; toute personne ayant accès aux Données du Client est tenue à la confidentialité et agit sur les instructions de Recensio. Les Sous-traitants ultérieurs sont engagés dans le cadre d'accords écrits de traitement des données. Les documents juridiques sont tenus en cohérence avec le fonctionnement réel du Service, et les modifications des flux de données sont examinées sous l'angle de leur impact sur la protection des données avant leur mise en production.

Annexe III — Sous-traitants ultérieurs

Les Sous-traitants ultérieurs autorisés à la date du présent Accord, avec la finalité pour laquelle chacun est engagé, les données personnelles que chacun reçoit, son lieu de traitement et la garantie de transfert retenue, figurent à l'adresse https://recensio.ai/sub-processors. Cette liste fait partie intégrante du présent Accord et est mise à jour conformément à la Section 8.

Contact

RECENSIO LIMITED Unit 2, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, N37 F1W4, Irlande Numéro d'immatriculation au registre des sociétés (CRO) : 820098 E-mail : support@recensio.ai