RECENSIO LIMITED — società a responsabilità limitata per azioni ("private company limited by shares") di diritto irlandese Numero di iscrizione al registro delle imprese (CRO): 820098 Sede legale: Unit 2, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, N37 F1W4, Irlanda Contatto per la protezione dei dati: support@recensio.ai
Questa è una traduzione della versione originale inglese della presente Informativa sulla privacy, fornita a titolo di cortesia. In caso di conflitto o difformità tra la versione inglese e una traduzione, prevale la versione inglese.
1. Su questa Informativa
La presente Informativa sulla privacy spiega come RECENSIO LIMITED ("Recensio", "noi", "nostro") raccoglie e tratta dati personali in relazione al servizio Recensio (il "Servizio"), al nostro sito web recensio.ai (il "Sito") e alle comunicazioni correlate.
Recensio è uno strumento software-as-a-service che aiuta le imprese a gestire e rispondere alle loro recensioni Google. I nostri clienti sono imprese (ad esempio ristoranti, hotel, negozi, studi professionali e agenzie di marketing). Il Servizio analizza ogni recensione, redige una risposta nel tono di voce dell'impresa e — a seconda delle impostazioni di automazione del cliente — la sottopone all'approvazione del cliente oppure la approva automaticamente; una volta approvata, la risposta viene pubblicata sul Profilo dell'attività su Google del cliente, per suo conto.
Trattiamo i dati personali in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (il "GDPR"), all'Irish Data Protection Act 2018 e alle altre norme applicabili.
2. I nostri due ruoli: titolare e responsabile del trattamento
Capire quale ruolo rivestiamo è importante, perché determina chi è responsabile dei dati.
Siamo titolare del trattamento per i dati personali relativi al nostro rapporto diretto con i clienti e con gli utenti del Sito — ossia dati di account e di abbonamento, dati di fatturazione, dati di contatto delle agenzie, dati della lista d'attesa e dati dei visitatori del Sito. Per questi dati decidiamo noi perché e come trattarli, e la presente Informativa costituisce la nostra informativa nei Suoi confronti.
Siamo responsabile del trattamento per i contenuti delle recensioni che i nostri clienti trattano tramite il Servizio — ossia le recensioni Google dell'attività del cliente, i nomi dei recensori, la profilazione dei recensori descritta nella Sezione 7 e le risposte generate. Per questi dati il titolare è il cliente: è il cliente a decidere finalità e mezzi, e noi agiamo esclusivamente sulla base delle sue istruzioni documentate, in forza di un accordo sul trattamento dei dati conforme all'articolo 28 GDPR. Non usiamo mai questi dati per finalità nostre — nessuna analisi incrociata tra clienti, nessuna vendita, nessun uso per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Questo vincolo è una condizione essenziale del Servizio.
Se Lei è oggetto di una recensione e desidera esercitare i Suoi diritti sul contenuto della recensione, il titolare del trattamento è l'impresa cui la recensione si riferisce. Noi assisteremo quell'impresa in qualità di suo responsabile.
3. Dati personali che trattiamo come titolare
3.1 Dati di account e di abbonamento
Quando crea un account o sottoscrive un abbonamento, trattiamo il Suo indirizzo email, il Suo nome, la lingua dell'interfaccia da Lei scelta e, ove fornito, un numero di telefono/WhatsApp di contatto. Per i clienti del piano Agency trattiamo anche il nome dell'agenzia, l'email e il numero di telefono di contatto dell'agenzia, nonché i dati di contatto che Lei inserisce per le attività che gestisce (nome, email e telefono del referente) insieme alle eventuali note interne che sceglie di registrare su tali attività.
Finalità: creare e amministrare il Suo account, fornire il Servizio e assisterLa. Base giuridica: esecuzione del contratto con Lei (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR); per le note interne e i dati di contatto dell'agenzia, il legittimo interesse nostro e del nostro cliente a far funzionare il Servizio (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR).
3.2 Dati di fatturazione
Trattiamo le informazioni di fatturazione tramite il nostro fornitore di pagamenti, Stripe. Nei nostri sistemi conserviamo gli identificativi Stripe di cliente e abbonamento che rimandano alla Sua posizione di pagamento; i dati di carte e conti sono gestiti da Stripe e non sono conservati sui nostri server.
Finalità: incassare i pagamenti, gestire il Suo abbonamento e tenere le scritture contabili richieste dalla legge. Base giuridica: esecuzione del contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR) e adempimento dei nostri obblighi legali, inclusa la normativa fiscale e contabile (articolo 6, paragrafo 1, lettera c) GDPR).
3.3 Dati della lista d'attesa
Se si iscrive alla nostra lista d'attesa, trattiamo il Suo indirizzo email e l'indirizzo IP dal quale si è iscritto.
Finalità: contattarLa sulla disponibilità del Servizio e prevenire abusi e spam del modulo di iscrizione. Base giuridica: il Suo consenso per il contatto dalla lista d'attesa (articolo 6, paragrafo 1, lettera a) GDPR); il nostro legittimo interesse alla prevenzione degli abusi per l'indirizzo IP (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR).
3.4 Feedback che ci invia
Se invia un feedback a testo libero tramite il Servizio (ad esempio attraverso una pagina experience), trattiamo il contenuto che fornisce, che può contenere dati personali se sceglie di includerli.
Finalità: ricevere il Suo feedback e darvi seguito. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a migliorare il Servizio (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR).
3.5 Indirizzi IP e dati di sicurezza
Leggiamo l'indirizzo IP delle richieste al Sito e al Servizio per applicare limiti di frequenza e proteggerci dagli abusi. Ai fini del rate limiting l'indirizzo IP è usato solo in modo transitorio, come chiave nel nostro sistema di limitazione, e non è conservato come record consultabile. L'unico caso in cui conserviamo stabilmente un indirizzo IP è il record della lista d'attesa descritto nella Sezione 3.3.
Finalità: sicurezza, prevenzione degli abusi e integrità del Servizio. Base giuridica: il nostro legittimo interesse alla sicurezza del Servizio (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR).
3.6 Statistiche del Sito
Misuriamo il traffico del Sito in forma aggregata e anonima con uno strumento di analisi senza cookie, che non imposta cookie, non costruisce profili individuali e non condivide dati personali con terzi. L'uso di cookie e tecnologie simili è descritto nella nostra Cookie Policy.
Finalità: comprendere l'utilizzo complessivo del Sito e migliorarlo. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a mantenere e migliorare il Sito (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR).
4. Dati utente Google
Questa sezione spiega, nei termini richiesti dalla Google API Services User Data Policy, come accediamo ai dati ottenuti dalle API di Google e come li usiamo, li conserviamo e li condividiamo. Richiediamo un unico ambito OAuth di Google: https://www.googleapis.com/auth/business.manage. Non richiediamo nessun altro ambito Google.
4.1 Come accediamo ai dati utente Google
Quando Lei sceglie di collegare il Suo Profilo dell'attività su Google, Google Le chiede di concedere a Recensio l'accesso nell'ambito business.manage. Usiamo l'autorizzazione risultante esclusivamente per leggere le recensioni dell'attività collegata e per pubblicare risposte a tali recensioni su Sua istruzione.
4.2 A cosa accediamo e cosa conserviamo
Tramite l'API del Profilo dell'attività su Google leggiamo, per ogni recensione: l'identificativo della recensione, il nome visualizzato del recensore, l'URL della sua foto profilo, la valutazione in stelle, il testo della recensione, la data di creazione e di aggiornamento della recensione e l'eventuale risposta esistente; e, a livello della sede collegata, il numero totale di recensioni e la valutazione media.
Di questi dati, conserviamo nel nostro database soltanto: l'identificativo della recensione, il nome visualizzato del recensore, la valutazione in stelle e il testo della recensione (nel record della recensione), nonché la valutazione media, il numero di recensioni e la data dell'ultimo controllo (nel record dell'attività). L'URL della foto profilo del recensore, le date di creazione e aggiornamento della recensione e l'eventuale risposta esistente sono letti per far funzionare il Servizio ma non vengono conservati.
4.3 Come usiamo i dati utente Google
Usiamo i dati delle recensioni per analizzare ogni recensione e per redigere e pubblicare una risposta nel tono di voce della Sua attività, secondo le Sue impostazioni di automazione. Non li usiamo per nessun'altra finalità.
4.4 Come conserviamo e proteggiamo i dati utente Google
I dati delle recensioni sono conservati nel nostro database ospitato nell'UE. La credenziale di autorizzazione Google (il refresh token) è cifrata prima della conservazione con cifratura AES-256-GCM, con la chiave di cifratura custodita in una variabile d'ambiente dedicata, separata dal database. L'accesso alla credenziale conservata è limitato, a livello di database, al solo nostro ruolo di servizio.
4.5 Come condividiamo i dati utente Google
Per generare una risposta, inviamo il nome visualizzato del recensore e il testo della recensione al nostro sub-responsabile di intelligenza artificiale, Anthropic, che li tratta per produrre la bozza di risposta e ce la restituisce. Non registriamo né conserviamo il testo del prompt inviato. Anthropic tratta questi dati come nostro sub-responsabile in forza di un accordo sul trattamento dei dati e non li usa per addestrare i propri modelli.
Per avvisarLa di una recensione che richiede la Sua approvazione, inviamo inoltre il nome visualizzato del recensore, la valutazione, il testo della recensione e la bozza di risposta al nostro sub-responsabile di messaggistica, affinché Lei riceva la notifica di approvazione.
Al di fuori dei sub-responsabili elencati nella nostra Lista dei sub-responsabili — ciascuno dei quali tratta i dati esclusivamente per fornirci il proprio servizio in forza di un accordo sul trattamento dei dati — non condividiamo i dati utente Google con alcun terzo, non li vendiamo mai e non li usiamo né trasferiamo mai per finalità diverse dalla fornitura del Servizio.
4.6 Uso limitato ("Limited Use")
L'uso da parte di Recensio delle informazioni ricevute dalle API di Google, e il loro trasferimento a qualsiasi altra applicazione, rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. Non usiamo i dati utente Google per addestrare modelli di intelligenza artificiale o di machine learning, generalizzati o personalizzati; non vendiamo i dati utente Google; e non li trasferiamo né li usiamo per pubblicità, valutazione del merito creditizio o qualsiasi finalità diversa dalla fornitura del Servizio.
4.7 Scollegare Google
Può scollegare il Suo Profilo dell'attività su Google in qualsiasi momento dall'interno del Servizio. Quando si scollega, inviamo una richiesta di revoca all'endpoint di revoca OAuth di Google per il Suo token ed eliminiamo la credenziale conservata dal nostro database. Se elimina una singola attività o l'intero account, la stessa revoca viene eseguita prima; se la revoca non può essere completata, l'eliminazione di quell'attività non procede, così da non lasciare credenziali orfane.
5. Trattamento con intelligenza artificiale
Le risposte sono redatte da un modello di intelligenza artificiale gestito dal nostro sub-responsabile Anthropic. Per redigere una risposta inviamo ad Anthropic il nome visualizzato del recensore, il testo della recensione, informazioni sull'attività (nome, tipologia, descrizione ed eventuali istruzioni personalizzate da Lei impostate) ed esempi delle Sue risposte approvate in passato, affinché il tono corrisponda alla Sua attività. Non registriamo né conserviamo il prompt inviato. Anthropic non usa i dati trasmessi tramite la sua API per addestrare i propri modelli.
Non effettuiamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici che La riguardano o che incidano su di Lei in modo analogamente significativo, ai sensi dell'articolo 22 GDPR. Se Lei ha attivato la pubblicazione automatica, il modello redige e pubblica le risposte secondo le impostazioni che Lei ha configurato e a cui ha espressamente acconsentito; le condizioni che regolano questa funzione sono descritte nei nostri Termini di servizio.
6. Apprendimento dalle Sue risposte approvate
Per mantenere le risposte coerenti con la Sua voce, conserviamo esempi derivati dalle Sue risposte passate (incluse le Sue correzioni alle bozze). Questi esempi sono usati esclusivamente al servizio dell'attività cui appartengono. Non vengono mai aggregati tra clienti diversi e non vengono mai usati per addestrare modelli di terzi o modelli generali. Questa separazione per cliente è una condizione essenziale del Servizio.
7. Profilazione dei recensori
Quando analizziamo una recensione, il modello ne desume un insieme ristretto di attributi allo scopo di adattare la risposta. Questi attributi, conservati nel record della recensione, sono: il registro o tono della recensione (ad esempio entusiasta, formale, minimale, standard o informale); l'eventuale menzione di un concorrente o di un membro del personale; e indicatori comportamentali quali il tipo di cliente apparente, la frequenza delle visite, la probabilità di ritorno e il tipo di gruppo (ad esempio una famiglia). Questa profilazione è limitata all'adattamento della risposta e non produce alcun effetto giuridico o analogamente significativo sul recensore.
Il profilo strutturato non desume categorie particolari di dati (quali salute, religione, orientamento sessuale od opinioni politiche). Tuttavia il testo libero di una recensione, scritto dal recensore e da noi trattato per redigere la risposta, può contenere tali informazioni se il recensore sceglie di rivelarle — può accadere, ad esempio, con attività in ambito sanitario. In tal caso, quelle informazioni sono trattate esclusivamente per redigere la risposta e sono soggette alle tutele della presente Informativa.
Poiché i recensori non sono nostri clienti e di norma non disponiamo di mezzi per contattarli direttamente, le informazioni richieste dall'articolo 14 GDPR sono fornite attraverso la presente Informativa, pubblicamente accessibile. Ci avvaliamo dell'esenzione per sforzo sproporzionato di cui all'articolo 14, paragrafo 5, lettera b) GDPR. Per questo trattamento il titolare è l'impresa cui la recensione si riferisce, e la sua base giuridica è il suo legittimo interesse a gestire la propria reputazione online (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR); noi agiamo esclusivamente come suo responsabile.
8. Sub-responsabili e trasferimenti internazionali
Per fornire il Servizio ci avvaliamo di sub-responsabili terzi, tra l'altro per hosting, database, pagamenti, messaggistica ed email, monitoraggio degli errori e trattamento di intelligenza artificiale. I nostri sub-responsabili attuali, i dati che ciascuno riceve e le rispettive sedi di trattamento sono elencati nella nostra Lista dei sub-responsabili all'indirizzo https://recensio.ai/sub-processors.
Il nostro hosting e il nostro database si trovano nell'Unione europea (Francoforte). Alcuni nostri sub-responsabili sono stabiliti fuori dallo Spazio economico europeo, anche negli Stati Uniti. Quando dati personali sono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo, ci basiamo su garanzie adeguate ai sensi del Capo V GDPR, in particolare sulle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea, oppure su una decisione di adeguatezza ove applicabile. Può richiedere ulteriori informazioni su tali garanzie usando i contatti indicati nella Sezione 13.
9. Conservazione dei dati
Conserviamo i dati personali di cui siamo titolare finché il Suo account è attivo e li eliminiamo quando chiude l'account, fatto salvo un periodo più breve indicato di seguito o un periodo più lungo imposto dalla legge (ad esempio per le scritture contabili). Al momento non applichiamo una cancellazione automatica su base temporale dei dati di account; la cancellazione avviene alla chiusura dell'account o su richiesta.
Conserviamo i dati delle recensioni, per i quali siamo responsabile del trattamento, per la durata del rapporto con il relativo cliente e finché il cliente non elimina l'attività o l'account: a quel punto i dati vengono eliminati come descritto nella Sezione 10.
I dati della lista d'attesa sono conservati finché Lei non ci chiede di rimuoverli o finché non sono più necessari per la finalità per cui sono stati raccolti.
10. Eliminare il Suo account
Può eliminare il Suo account e i dati associati dall'interno del Servizio. Quando lo fa: revochiamo presso Google l'autorizzazione Google di ogni attività collegata; eliminiamo la Sua scheda cliente presso il nostro fornitore di pagamenti, Stripe; ed eliminiamo i Suoi dati dai nostri sistemi, con la rimozione dei record collegati tramite cancellazione a cascata. Un registro minimo dell'avvenuta cancellazione è conservato ove necessario per dimostrare il rispetto della normativa sulla protezione dei dati.
11. I Suoi diritti
Ai sensi del GDPR Lei ha il diritto di: accedere ai Suoi dati personali; ottenere la rettifica dei dati inesatti; ottenere la cancellazione dei Suoi dati; limitare il trattamento od opporvisi; ricevere i dati in formato portabile; e, quando il trattamento si basa sul consenso, revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento anteriore alla revoca.
Per esercitare questi diritti sui dati di cui siamo titolare, ci scriva a support@recensio.ai. Risponderemo entro un mese, come previsto dall'articolo 12, paragrafo 3, GDPR. Se la richiesta riguarda dati di recensioni per i quali è titolare un cliente business, La indirizzeremo a quel cliente o lo assisteremo.
Ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo. La nostra autorità di controllo capofila è la Data Protection Commission irlandese — Canal House, Station Road, Portarlington, Co. Laois, R32 AP23, Irlanda; www.dataprotection.ie. Può anche rivolgersi all'autorità di controllo del Paese in cui vive o lavora.
12. Sicurezza
Proteggiamo i dati personali con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Tra queste: hosting nell'UE, cifratura in transito, cifratura a riposo della credenziale di autorizzazione Google con AES-256-GCM, controlli di accesso a livello di database che riservano i dati sensibili al nostro ruolo di servizio e un monitoraggio degli errori che non riceve il contenuto dei prompt. Nessun metodo di trasmissione o conservazione è completamente sicuro, ma lavoriamo per proteggere i Suoi dati e per rivedere le nostre misure nel tempo.
13. Minori
Il Servizio è destinato alle imprese e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori.
14. Modifiche alla presente Informativa
Potremmo aggiornare la presente Informativa di tanto in tanto. Aggiorneremo la data di "ultimo aggiornamento" in alto e, per le modifiche sostanziali, adotteremo misure ragionevoli per informarLa. La versione pubblicata su recensio.ai è quella vigente.
15. Legge applicabile e contatti
La presente Informativa e il nostro trattamento di dati personali sono regolati dal diritto irlandese e dal GDPR.
Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa o sul modo in cui trattiamo i Suoi dati personali:
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