RECENSIO LIMITED — eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach irischem Recht („private company limited by shares") Handelsregisternummer (CRO): 820098 Eingetragener Sitz: Unit 2, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, N37 F1W4, Irland Datenschutzkontakt: support@recensio.ai
Dies ist eine Übersetzung der englischen Originalfassung dieser Datenschutzerklärung, die aus Gefälligkeit bereitgestellt wird. Bei Widersprüchen oder Abweichungen zwischen der englischen Fassung und einer Übersetzung ist die englische Fassung maßgeblich.
1. Über diese Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie RECENSIO LIMITED („Recensio", „wir", „uns", „unser") personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Recensio-Dienst (der „Dienst"), unserer Website recensio.ai (die „Website") und der damit verbundenen Kommunikation erhebt und verarbeitet.
Recensio ist ein Software-as-a-Service-Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Google-Bewertungen zu verwalten und zu beantworten. Unsere Kunden sind Unternehmen (zum Beispiel Restaurants, Hotels, Geschäfte, Kanzleien und Praxen sowie Marketingagenturen). Der Dienst analysiert jede Bewertung, entwirft eine Antwort im Tonfall des Unternehmens und legt sie — je nach den Automatisierungseinstellungen des Kunden — dem Kunden zur Freigabe vor oder gibt sie automatisch frei; nach der Freigabe wird die Antwort im Google-Unternehmensprofil des Kunden in dessen Namen veröffentlicht.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (die „DSGVO"), dem Irish Data Protection Act 2018 und dem sonstigen anwendbaren Recht.
2. Unsere zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Zu verstehen, welche Rolle wir einnehmen, ist wichtig, denn sie bestimmt, wer für die Daten verantwortlich ist.
Wir sind Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die unsere eigene Beziehung zu unseren Kunden und Website-Besuchern betreffen — namentlich Konto- und Abonnementdaten, Abrechnungsdaten, Kontaktdaten von Agenturen, Wartelistendaten und Daten der Besucher unserer Website. Für diese Daten entscheiden wir, warum und wie sie verarbeitet werden, und diese Datenschutzerklärung ist unsere Information an Sie.
Wir sind Auftragsverarbeiter für die Bewertungsinhalte, die unsere Kunden über den Dienst verarbeiten — namentlich die Google-Bewertungen des Kundenunternehmens, die Namen der Rezensenten, das in Abschnitt 7 beschriebene Profiling der Rezensenten und die erzeugten Antworten. Für diese Daten ist der Kunde der Verantwortliche: Der Kunde bestimmt Zwecke und Mittel, und wir handeln ausschließlich auf seine dokumentierte Weisung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der Artikel 28 DSGVO genügt. Wir verwenden diese Bewertungsdaten niemals für eigene Zwecke — keine kundenübergreifenden Analysen, kein Verkauf und keine Verwendung zum Training irgendeines KI-Modells. Diese Beschränkung ist eine verbindliche Bedingung des Dienstes.
Wenn Sie Gegenstand einer Bewertung sind und Ihre Rechte am Bewertungsinhalt ausüben möchten, ist der Verantwortliche das Unternehmen, auf das sich die Bewertung bezieht. Wir unterstützen dieses Unternehmen als sein Auftragsverarbeiter.
3. Personenbezogene Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten
3.1 Konto- und Abonnementdaten
Wenn Sie ein Konto anlegen oder ein Abonnement abschließen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, die von Ihnen gewählte Oberflächensprache und, sofern angegeben, eine Telefon-/WhatsApp-Nummer für Kontaktzwecke. Bei Kunden unseres Agency-Tarifs verarbeiten wir zudem den Namen der Agentur, deren Kontakt-E-Mail und Telefonnummer sowie die Kontaktdaten, die Sie für die von Ihnen verwalteten Unternehmen hinterlegen (Name, E-Mail und Telefon der Kontaktperson), zusammen mit etwaigen internen Notizen, die Sie zu diesen Unternehmen erfassen.
Zweck: Ihr Konto anzulegen und zu verwalten, den Dienst bereitzustellen und Sie zu unterstützen. Rechtsgrundlage: die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO); für interne Notizen und Agentur-Kontaktdaten das berechtigte Interesse von uns und unserem Kunden am Betrieb des Dienstes (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
3.2 Abrechnungsdaten
Abrechnungsinformationen verarbeiten wir über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. In unseren eigenen Systemen speichern wir die Stripe-Kunden- und -Abonnementkennungen, die auf Ihren Zahlungsdatensatz verweisen; Karten- und Kontodaten werden von Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert.
Zweck: Zahlungen einzuziehen, Ihr Abonnement zu verwalten und die gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungsunterlagen zu führen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO) und die Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten, einschließlich Steuer- und Buchführungsrecht (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO).
3.3 Wartelistendaten
Wenn Sie sich in unsere Warteliste eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die IP-Adresse, von der aus Sie sich eingetragen haben.
Zweck: Sie über die Verfügbarkeit des Dienstes zu informieren und Missbrauch und Spam des Anmeldeformulars vorzubeugen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung für die Kontaktaufnahme über die Warteliste (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO); unser berechtigtes Interesse an der Missbrauchsprävention für die IP-Adresse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
3.4 Feedback, das Sie übermitteln
Wenn Sie über den Dienst Freitext-Feedback übermitteln (zum Beispiel über eine Experience-Seite), verarbeiten wir den von Ihnen bereitgestellten Inhalt, der personenbezogene Daten enthalten kann, wenn Sie sie einfügen.
Zweck: Ihr Feedback entgegenzunehmen und darauf zu reagieren. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
3.5 IP-Adressen und Sicherheitsdaten
Wir lesen die IP-Adresse der Anfragen an unsere Website und den Dienst, um Ratenbegrenzungen anzuwenden und uns vor Missbrauch zu schützen. Für die Ratenbegrenzung wird die IP-Adresse nur flüchtig verwendet, als Schlüssel in unserer Rate-Limiting-Schicht, und nicht als durchsuchbarer Datensatz gespeichert. Der einzige Ort, an dem wir eine IP-Adresse dauerhaft speichern, ist der in Abschnitt 3.3 beschriebene Wartelisten-Datensatz.
Zweck: Sicherheit, Missbrauchsprävention und Integrität des Dienstes. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
3.6 Website-Analyse
Wir messen den Website-Verkehr aggregiert und anonym mit einem cookielosen Analysewerkzeug, das keine Cookies setzt, keine individuellen Profile bildet und keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergibt. Unsere Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien ist in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben.
Zweck: die Gesamtnutzung der Website zu verstehen und sie zu verbessern. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Verbesserung der Website (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
4. Google-Nutzerdaten
Dieser Abschnitt erläutert — in der von der Google API Services User Data Policy geforderten Form —, wie wir auf Daten aus Google-APIs zugreifen und wie wir sie verwenden, speichern und weitergeben. Wir fordern einen einzigen Google-OAuth-Scope an: https://www.googleapis.com/auth/business.manage. Wir fordern keinen weiteren Google-Scope an.
4.1 Wie wir auf Google-Nutzerdaten zugreifen
Wenn Sie Ihr Google-Unternehmensprofil verbinden, bittet Google Sie, Recensio Zugriff im Rahmen des Scopes business.manage zu gewähren. Die daraus resultierende Berechtigung nutzen wir ausschließlich, um die Bewertungen des verbundenen Unternehmens zu lesen und auf Ihre Weisung Antworten auf diese Bewertungen zu veröffentlichen.
4.2 Worauf wir zugreifen und was wir speichern
Über die API des Google-Unternehmensprofils lesen wir für jede Bewertung: die Bewertungskennung, den Anzeigenamen des Rezensenten, die URL seines Profilbilds, die Sternebewertung, den Bewertungstext, den Erstellungs- und Aktualisierungszeitpunkt der Bewertung sowie eine etwaige vorhandene Antwort; und, auf Ebene des verbundenen Standorts, die Gesamtzahl der Bewertungen und die Durchschnittsbewertung.
Davon speichern wir in unserer Datenbank nur: die Bewertungskennung, den Anzeigenamen des Rezensenten, die Sternebewertung und den Bewertungstext (im Bewertungsdatensatz) sowie die Durchschnittsbewertung, die Anzahl der Bewertungen und den Zeitpunkt der letzten Prüfung (im Unternehmensdatensatz). Die Profilbild-URL des Rezensenten, die Erstellungs- und Aktualisierungszeitpunkte der Bewertung und eine etwaige vorhandene Antwort werden zum Betrieb des Dienstes gelesen, aber nicht gespeichert.
4.3 Wie wir Google-Nutzerdaten verwenden
Wir verwenden die Bewertungsdaten, um jede Bewertung zu analysieren und eine Antwort im Tonfall Ihres Unternehmens zu entwerfen und zu veröffentlichen, gemäß Ihren Automatisierungseinstellungen. Für keinen anderen Zweck.
4.4 Wie wir Google-Nutzerdaten speichern und schützen
Bewertungsdaten werden in unserer in der EU gehosteten Datenbank gespeichert. Das Google-Berechtigungsmerkmal (der Refresh-Token) wird vor der Speicherung mit AES-256-GCM verschlüsselt; der Verschlüsselungsschlüssel liegt in einer eigenen Umgebungsvariablen, getrennt von der Datenbank. Der Zugriff auf das gespeicherte Berechtigungsmerkmal ist auf Datenbankebene ausschließlich unserer Service-Rolle vorbehalten.
4.5 Wie wir Google-Nutzerdaten weitergeben
Zur Erzeugung einer Antwort senden wir den Anzeigenamen des Rezensenten und den Bewertungstext an unseren KI-Unterauftragsverarbeiter Anthropic, der sie verarbeitet, um den Antwortentwurf zu erstellen, und ihn an uns zurückgibt. Den Text des gesendeten Prompts protokollieren oder speichern wir nicht. Anthropic verarbeitet diese Daten als unser Unterauftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und verwendet sie nicht zum Training seiner Modelle.
Um Sie über eine Bewertung zu benachrichtigen, die Ihre Freigabe erfordert, senden wir außerdem den Anzeigenamen des Rezensenten, die Bewertung, den Bewertungstext und den Antwortentwurf an unseren Messaging-Unterauftragsverarbeiter, damit Sie die Freigabebenachrichtigung erhalten.
Abgesehen von den in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeitern — von denen jeder die Daten ausschließlich verarbeitet, um uns seinen Dienst auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags zu erbringen — geben wir Google-Nutzerdaten an keinen Dritten weiter, verkaufen sie niemals und verwenden oder übertragen sie niemals zu einem anderen Zweck als der Bereitstellung des Dienstes.
4.6 Eingeschränkte Nutzung („Limited Use")
Die Nutzung der aus Google-APIs erhaltenen Informationen durch Recensio und ihre Übertragung an jede andere Anwendung richten sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht zum Training generalisierter oder personalisierter KI- oder Machine-Learning-Modelle, wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht, und wir übertragen oder verwenden sie nicht für Werbung, Bonitätsprüfung oder irgendeinen anderen Zweck als die Bereitstellung des Dienstes.
4.7 Google trennen
Sie können Ihr Google-Unternehmensprofil jederzeit aus dem Dienst heraus trennen. Bei der Trennung senden wir für Ihren Token eine Widerrufsanfrage an Googles OAuth-Widerrufsendpunkt und löschen das gespeicherte Berechtigungsmerkmal aus unserer Datenbank. Wenn Sie ein einzelnes Unternehmen oder Ihr gesamtes Konto löschen, wird derselbe Widerruf zuerst ausgeführt; kann der Widerruf nicht abgeschlossen werden, wird die Löschung dieses Unternehmens nicht fortgesetzt, damit kein verwaistes Berechtigungsmerkmal zurückbleibt.
5. Verarbeitung durch künstliche Intelligenz
Die Antworten werden von einem KI-Modell entworfen, das von unserem Unterauftragsverarbeiter Anthropic betrieben wird. Zum Entwerfen einer Antwort senden wir an Anthropic den Anzeigenamen des Rezensenten, den Bewertungstext, Informationen über das Unternehmen (Name, Art, Beschreibung und etwaige von Ihnen hinterlegte individuelle Anweisungen) sowie Beispiele Ihrer zuvor freigegebenen Antworten, damit der Ton zu Ihrem Unternehmen passt. Den gesendeten Prompt protokollieren oder speichern wir nicht. Anthropic verwendet über seine API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle.
Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung durch, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Wenn Sie die automatische Veröffentlichung aktiviert haben, entwirft und veröffentlicht das Modell Antworten gemäß den Einstellungen, die Sie konfiguriert haben und denen Sie ausdrücklich zugestimmt haben; die Bedingungen dieser Funktion sind in unseren Nutzungsbedingungen geregelt.
6. Lernen aus Ihren freigegebenen Antworten
Damit die Antworten Ihrer Stimme treu bleiben, speichern wir Beispiele, die aus Ihren früheren Antworten abgeleitet sind (einschließlich Ihrer Korrekturen an Entwürfen). Diese Beispiele werden ausschließlich für das Unternehmen verwendet, zu dem sie gehören. Sie werden niemals kundenübergreifend zusammengeführt und niemals zum Training von Dritt- oder Allgemeinmodellen verwendet. Diese kundenbezogene Trennung ist eine verbindliche Bedingung des Dienstes.
7. Profiling von Rezensenten
Wenn wir eine Bewertung analysieren, leitet das Modell eine kleine Menge von Attributen über die Bewertung ab, um die Antwort anzupassen. Diese im Bewertungsdatensatz gespeicherten Attribute sind: das Register bzw. der Ton der Bewertung (zum Beispiel enthusiastisch, förmlich, minimal, standard oder locker); ob ein Wettbewerber oder ein Mitarbeiter erwähnt wird; sowie Verhaltensindikatoren wie der mutmaßliche Kundentyp, die Besuchshäufigkeit, die Rückkehrwahrscheinlichkeit und die Gruppenart (zum Beispiel eine Familie). Dieses Profiling dient allein der Anpassung der Antwort und hat keine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung auf den Rezensenten.
Das strukturierte Profil leitet keine besonderen Kategorien von Daten ab (etwa Gesundheit, Religion, sexuelle Orientierung oder politische Meinung). Der Freitext einer Bewertung, den der Rezensent verfasst und den wir zur Erstellung der Antwort verarbeiten, kann solche Informationen jedoch enthalten, wenn der Rezensent sie preisgibt — das kann etwa bei Unternehmen im Gesundheitsbereich vorkommen. In diesem Fall werden diese Informationen ausschließlich zur Erstellung der Antwort verarbeitet und unterliegen den Garantien dieser Datenschutzerklärung.
Da Rezensenten nicht unsere Kunden sind und wir in der Regel keine Möglichkeit haben, sie direkt zu kontaktieren, werden die nach Artikel 14 DSGVO erforderlichen Informationen über diese öffentlich zugängliche Datenschutzerklärung bereitgestellt. Wir berufen uns auf die Ausnahme des unverhältnismäßigen Aufwands nach Artikel 14 Absatz 5 Buchstabe b DSGVO. Für diese Verarbeitung ist der Verantwortliche das Unternehmen, auf das sich die Bewertung bezieht, und seine Rechtsgrundlage ist sein berechtigtes Interesse an der Pflege seiner Online-Reputation (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO); wir handeln ausschließlich als sein Auftragsverarbeiter.
8. Unterauftragsverarbeiter und internationale Übermittlungen
Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir dritte Unterauftragsverarbeiter ein, unter anderem für Hosting, Datenbank, Zahlungen, Messaging und E-Mail, Fehlerüberwachung und KI-Verarbeitung. Unsere aktuellen Unterauftragsverarbeiter, die Daten, die jeder erhält, und ihre Standorte sind in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter unter https://recensio.ai/sub-processors aufgeführt.
Unser Hosting und unsere Datenbank befinden sich in der Europäischen Union (Frankfurt). Einige unserer Unterauftragsverarbeiter sind außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums niedergelassen, auch in den Vereinigten Staaten. Werden personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, stützen wir uns auf geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, oder auf einen Angemessenheitsbeschluss, sofern einschlägig. Weitere Informationen zu diesen Garantien können Sie über die Kontaktdaten in Abschnitt 13 anfordern.
9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten, für die wir Verantwortlicher sind, bewahren wir auf, solange Ihr Konto aktiv ist, und löschen sie, wenn Sie Ihr Konto schließen — vorbehaltlich einer nachstehend genannten kürzeren Frist oder einer längeren Frist, zu der uns das Gesetz verpflichtet (zum Beispiel Buchführungsunterlagen). Eine automatisierte zeitbasierte Löschung von Kontodaten führen wir derzeit nicht durch; die Löschung erfolgt bei Kontoschließung oder auf Anfrage.
Bewertungsdaten, für die wir Auftragsverarbeiter sind, bewahren wir für die Dauer der Beziehung mit dem jeweiligen Kunden auf und bis der Kunde das Unternehmen oder das Konto löscht; dann werden die Daten wie in Abschnitt 10 beschrieben gelöscht.
Wartelistendaten werden aufbewahrt, bis Sie uns um ihre Entfernung bitten oder bis sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind.
10. Löschung Ihres Kontos
Sie können Ihr Konto und die damit verbundenen Daten aus dem Dienst heraus löschen. Wenn Sie das tun: widerrufen wir bei Google die Google-Berechtigung jedes verbundenen Unternehmens; löschen wir Ihren Kundendatensatz bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe; und löschen wir Ihre Daten in unseren Systemen, wobei verknüpfte Datensätze durch kaskadierende Löschung entfernt werden. Ein minimaler Nachweis der Löschung wird aufbewahrt, soweit dies erforderlich ist, um die Einhaltung des Datenschutzrechts zu belegen.
11. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht: auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten; auf Berichtigung unrichtiger Daten; auf Löschung Ihrer Daten; auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch dagegen; auf Datenübertragbarkeit; und, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Um eines dieser Rechte in Bezug auf Daten auszuüben, für die wir Verantwortlicher sind, wenden Sie sich an support@recensio.ai. Wir antworten innerhalb eines Monats, wie es Artikel 12 Absatz 3 DSGVO verlangt. Betrifft das Ersuchen Bewertungsdaten, für die ein Geschäftskunde Verantwortlicher ist, verweisen wir Sie an diesen Kunden oder unterstützen ihn.
Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Unsere federführende Aufsichtsbehörde ist die irische Data Protection Commission — Canal House, Station Road, Portarlington, Co. Laois, R32 AP23, Irland; www.dataprotection.ie. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde des Landes wenden, in dem Sie leben oder arbeiten.
12. Sicherheit
Wir schützen personenbezogene Daten durch dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören: Hosting in der EU, Verschlüsselung bei der Übertragung, Verschlüsselung des Google-Berechtigungsmerkmals im Ruhezustand mit AES-256-GCM, Zugriffskontrollen auf Datenbankebene, die sensible Daten unserer Service-Rolle vorbehalten, und eine Fehlerüberwachung, die die Inhalte der Prompts nicht erhält. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollkommen sicher, aber wir arbeiten daran, Ihre Daten zu schützen und unsere Maßnahmen laufend zu überprüfen.
13. Kinder
Der Dienst richtet sich an Unternehmen und nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir ändern dann das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben und ergreifen bei wesentlichen Änderungen angemessene Maßnahmen, um Sie zu informieren. Die auf recensio.ai veröffentlichte Fassung ist die geltende Fassung.
15. Anwendbares Recht und Kontakt
Diese Datenschutzerklärung und unsere Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegen irischem Recht und der DSGVO.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten:
RECENSIO LIMITED Unit 2, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, N37 F1W4, Irland Handelsregisternummer (CRO): 820098 E-Mail: support@recensio.ai